Crear una suscripción: tipos, cambios, baja y domiciliación

Creas una suscripción en el back office, en Subscriptions > Offering. Un miembro la contrata en el front office y paga la primera cuota al momento con iDEAL. Después se cobra automáticamente cada mes por domiciliación SEPA en tu propia cuenta de Mollie. Las suscripciones están en Premium.

¿Qué necesito antes de ofrecer una suscripción? #

Premium y una cuenta de Mollie conectada con iDEAL y la domiciliación SEPA activadas. El primer pago se hace con iDEAL; con él el miembro da el mandato para el cobro mensual. Si iDEAL o la domiciliación SEPA aún no están activos en Mollie, un miembro no puede contratar la suscripción. Cómo conectar Mollie lo explica Configurar tu entorno.

¿Qué tipos puedo configurar? #

Dos, que eliges en Renewal:

• "Automatically renewing: continues until the student cancels": la suscripción sigue hasta que el miembro se da de baja, con el plazo de preaviso que configures.
• "Fixed term: stops automatically after the term": la suscripción termina automáticamente tras la duración: 1, 2, 3 o 6 meses, o 1, 2 o 3 años. El miembro no puede darse de baja antes.

En una suscripción que se renueva automáticamente, la duración no determina cuándo termina; lo hace la baja.

¿Qué opciones configuro por suscripción? #

El formulario tiene cuatro pestañas:

• Price: el precio mensual, hasta 99 €. Para un importe mayor, contacta con Baila.
• Terms: duración, plazo de preaviso (de 1 mes a 3 años), renovación y "Swapping allowed".
• Access: cuántas veces por semana se puede usar la suscripción y cuántos cursos puede seguir alguien a la vez. Eliges "Unlimited" o un número fijo de al menos 1. La suscripción da acceso a todas las actividades en las que activas "With a subscription" en "How can someone take part?".
• Publication: si la suscripción aparece en la página de suscripciones, desde y hasta cuándo se puede contratar y si aún pueden empezar suscripciones nuevas.

Una suscripción no funciona con clases sueltas descontadas. Si quieres vender clases sueltas, usa un bono en Class credits. Eso está en Payments y Premium.

¿Cómo funcionan la fecha de inicio y el primer pago? #

Al contratar, el miembro elige una fecha de inicio, desde hoy hasta un mes después. El miembro paga la primera cuota al momento, aunque la fecha de inicio sea posterior. Después, el cobro cae cada mes en el día de la fecha de inicio. En un mes más corto, es el último día del mes. Si el primer pago falla o el miembro lo cancela, la suscripción no empieza y no se cobra nada.

¿Puedo cobrar gastos de administración? #

Sí, en System > Registration settings. Activa "Charge administration fee", introduce el importe y activa "On the first payment of a subscription". Los gastos se suman entonces al primer pago, visibles por separado. Esto ocurre con cada suscripción nueva, aunque el miembro ya haya tenido una. Al cambiar a otra suscripción, por defecto no se vuelven a cobrar. Los ajustes de inscripción aparecen en el back office en cuanto Payments está activo. Más sobre los gastos de administración al inscribirse en Inscripción online y tu oferta en tu propia web.

¿Pueden los miembros subir o bajar de suscripción? #

Sí, si lo permites. Hay dos interruptores, ambos activados por defecto:

• Para toda la escuela: "Allow upgrading and downgrading" en Subscriptions > Settings.
• Por suscripción: "Swapping allowed". Si está desactivado, un miembro no puede cambiar desde esta suscripción ni a ella. Es útil para una tarifa promocional.

En cada suscripción indicas en Upgrades y Downgrades a qué suscripciones puede cambiar un miembro. Un miembro cambia él mismo en "My subscription", a partir de una semana después de la fecha de inicio. La nueva suscripción empieza al momento y la anterior termina.

Con "Settle the price difference on an upgrade" (activado por defecto), la parte no usada del mes en curso se descuenta del siguiente pago de la nueva suscripción. Si está desactivado, el miembro paga el nuevo precio sin descuento. Como escuela también puedes cambiar una suscripción desde el back office.

¿Cómo se da de baja un miembro? #

Un miembro se da de baja él mismo en "My subscription" en el front office y ve la fecha de fin antes de confirmar. La suscripción sigue hasta el siguiente día del mes de la fecha de inicio, más el plazo de preaviso. Un ejemplo: fecha de inicio 15 de enero, preaviso de 1 mes y baja el 3 de marzo. La suscripción termina entonces el 15 de abril y el último cobro es el del 15 de marzo. Indicar un motivo es posible, pero no obligatorio.

Tras la baja, las inscripciones automáticas en cursos terminan al momento. Las reservas posteriores a la fecha de fin se cancelan.

Hay dos excepciones. Un miembro no puede dar de baja antes de tiempo una suscripción de duración fija. Y en un mes en pausa un miembro no puede darse de baja él mismo; a partir del mes siguiente vuelve a ser posible. Como escuela siempre puedes terminar una suscripción de inmediato desde el back office. Las cuotas aún no cobradas se anulan entonces.

¿Pueden los miembros pausar? #

Sí, si activas "Allow pausing by members" en Subscriptions > Settings; por defecto está desactivado. Un miembro pausa entonces él mismo un mes futuro, como máximo dos cada doce meses. En ese mes no se cobra nada. Como escuela siempre puedes añadir pausas desde el back office. Cómo funciona lo explica Pausar una suscripción.

¿Cuándo se avisa a un miembro del cobro? #

Un número fijo de días antes, por correo con el importe y la fecha. El número de días lo configuras en Subscriptions > Settings, en "Announce direct debit (days in advance)": entre 3 y 14, 7 por defecto. Nunca se cobra más de lo anunciado. Por un fin de semana o un festivo, el cobro puede llegar unos días más tarde.

¿Qué pasa si un cobro falla? #

El miembro recibe automáticamente un correo de que el pago no se ha completado, con un botón para cambiar el método de pago, y tu equipo recibe un aviso. Además:

• La suscripción sigue activa.
• Los costes de la devolución se registran según tu ajuste.
• No hay un nuevo intento automático de cobro para la cuota fallida. El cobro del mes siguiente se hace con normalidad.
• La cuota pendiente la cobras tú, por ejemplo con una solicitud de pago en Payments > One-off payments > "Create payment request".

Registrar un nuevo método de pago le cuesta al miembro 1,00 € una sola vez. Ese importe no se devuelve ni se descuenta de una cuota posterior.

Si el mandato del miembro ya no es válido antes de la fecha de cobro, no se envía nada al banco. El miembro recibe un correo para actualizar su método de pago y Baila vuelve a intentar el cobro cada día hasta que el mandato vuelva a ser válido.

¿Qué pasa con una devolución? #

Una devolución es un pago que el banco revierte a petición del miembro. La suscripción se detiene entonces automáticamente: no empiezan cobros nuevos y los cobros previstos se anulan. El miembro recibe un correo de que la suscripción está pausada temporalmente. Tu equipo recibe un aviso, con el número de clases en las que el miembro sigue inscrito. Esas reservas no se cancelan automáticamente. En Subscriptions aparece Reversals mientras haya algo que revisar. Tras hablar con el miembro, vuelves a activar la suscripción en el back office.

¿Cómo repercuto los costes de una devolución? #

En Subscriptions > Settings, en "Pass on chargeback costs". Eliges "The actual costs" (por defecto), "A fixed amount" o "Do not pass on". Debajo introduces un importe estándar por devolución y, si quieres, un máximo. Si dejas vacío el importe estándar, el caso se registra sin importe y lo rellenas caso por caso. Baila no cobra el importe por sí misma: lo cobras tú como importe pendiente o con una solicitud de pago. Incluye también la repercusión en tus propias condiciones.

¿En qué paquete está incluido? #

Las suscripciones con domiciliación automática, los cambios y las pausas están en Premium. Los gastos de administración puedes cobrarlos a partir de Payments. En los entornos nuevos, Baila retiene 0,25 € por cobro, además de los costes de Mollie. El cambio a Premium lo gestionas con un correo a [email protected]. Los importes están en la página Pricing.