Créer un abonnement : formules, changement, résiliation et prélèvement

Vous créez un abonnement dans le back office sous Subscriptions > Offering. Un membre le souscrit dans le front office et paie la première échéance immédiatement avec iDEAL. Ensuite, le montant est prélevé automatiquement chaque mois par prélèvement SEPA sur votre propre compte Mollie. Les abonnements font partie de Premium.

De quoi ai-je besoin avant de proposer un abonnement ? #

De Premium et d'un compte Mollie connecté avec iDEAL et le prélèvement SEPA activés. Le premier paiement passe par iDEAL ; il donne le mandat pour le prélèvement mensuel. Si iDEAL ou le prélèvement SEPA ne sont pas encore actifs chez Mollie, un membre ne peut pas souscrire l'abonnement. La connexion de Mollie est expliquée dans Configurer votre environnement.

Quelles formules puis-je définir ? #

Deux, que vous choisissez sous Renewal :

• "Automatically renewing: continues until the student cancels" : l'abonnement continue jusqu'à ce que le membre résilie, avec le préavis que vous définissez.
• "Fixed term: stops automatically after the term" : l'abonnement s'arrête automatiquement à la fin de la durée : 1, 2, 3 ou 6 mois, ou 1, 2 ou 3 ans. Le membre ne peut pas résilier plus tôt.

Pour un abonnement à reconduction tacite, ce n'est pas la durée qui détermine la fin, mais la résiliation.

Quelles options définir pour chaque abonnement ? #

Le formulaire comporte quatre onglets :

• Price : le prix mensuel, jusqu'à 99 €. Pour un montant plus élevé, contactez Baila.
• Terms : durée, préavis (de 1 mois à 3 ans), reconduction et "Swapping allowed".
• Access : combien de fois par semaine l'abonnement peut être utilisé et combien de cours une personne peut suivre en même temps. Vous choisissez "Unlimited" ou un nombre fixe d'au moins 1. L'abonnement donne accès à toutes les activités pour lesquelles vous activez "With a subscription" sous "How can someone take part?".
• Publication : si l'abonnement figure sur la page des abonnements, à partir de quand et jusqu'à quand il peut être souscrit, et si de nouveaux abonnements peuvent encore démarrer.

Un abonnement ne fonctionne pas avec des séances décomptées. Pour vendre des cours à l'unité, utilisez une carte de cours sous Class credits. Elle fait partie de Payments et Premium.

Comment fonctionnent la date de début et le premier paiement ? #

Lors de la souscription, le membre choisit une date de début, d'aujourd'hui jusqu'à un mois plus tard. Le membre paie la première échéance immédiatement, même si la date de début est plus tardive. Ensuite, le prélèvement tombe chaque mois le jour de la date de début. Dans un mois plus court, c'est le dernier jour du mois. Si le premier paiement échoue ou si le membre l'interrompt, l'abonnement ne démarre pas et rien n'est prélevé.

Puis-je demander des frais de dossier ? #

Oui, sous System > Registration settings. Activez "Charge administration fee", saisissez le montant et activez "On the first payment of a subscription". Les frais s'ajoutent alors au premier paiement, affichés séparément. Cela se produit à chaque nouvel abonnement, même si le membre en avait déjà eu un. Lors d'un passage à un autre abonnement, ils ne sont pas facturés à nouveau par défaut. Les réglages d'inscription apparaissent dans le back office dès que Payments est actif. Pour les frais de dossier à l'inscription, voir Inscription en ligne et votre offre sur votre propre site.

Les membres peuvent-ils changer de formule eux-mêmes ? #

Oui, si vous l'autorisez. Il y a deux interrupteurs, tous deux activés par défaut :

• Pour toute l'école : "Allow upgrading and downgrading" sous Subscriptions > Settings.
• Par abonnement : "Swapping allowed". S'il est désactivé, un membre ne peut ni quitter cet abonnement pour un autre, ni y passer. C'est utile pour un tarif promotionnel.

Sur chaque abonnement, vous indiquez sous Upgrades et Downgrades vers quels abonnements un membre peut passer. Un membre change lui-même dans "My subscription", à partir d'une semaine après la date de début. Le nouvel abonnement démarre immédiatement et l'ancien s'arrête.

Avec "Settle the price difference on an upgrade" (activé par défaut), la partie non utilisée du mois en cours est déduite du paiement suivant du nouvel abonnement. Sinon, le membre paie le nouveau prix sans réduction. En tant qu'école, vous pouvez aussi modifier un abonnement depuis le back office.

Comment un membre résilie-t-il ? #

Un membre résilie lui-même dans "My subscription" dans le front office et voit la date de fin avant de confirmer. L'abonnement court jusqu'au prochain jour du mois correspondant à la date de début, plus le préavis. Un exemple : date de début le 15 janvier, préavis d'un mois et résiliation le 3 mars. L'abonnement se termine alors le 15 avril et le dernier prélèvement est celui du 15 mars. Indiquer un motif est possible, mais pas obligatoire.

Après la résiliation, les inscriptions automatiques aux cours s'arrêtent immédiatement. Les réservations postérieures à la date de fin sont annulées.

Il y a deux exceptions. Un membre ne peut pas résilier par anticipation un abonnement à durée fixe. Et pendant un mois en pause, un membre ne peut pas résilier lui-même ; c'est de nouveau possible à partir du mois suivant. En tant qu'école, vous pouvez toujours mettre fin immédiatement à un abonnement depuis le back office. Les échéances non encore prélevées sont alors annulées.

Les membres peuvent-ils mettre en pause ? #

Oui, si vous activez "Allow pausing by members" sous Subscriptions > Settings ; c'est désactivé par défaut. Un membre met alors lui-même en pause un mois futur, au maximum deux par période de douze mois. Rien n'est prélevé ce mois-là. En tant qu'école, vous pouvez toujours ajouter des pauses depuis le back office. Voir le fonctionnement dans Mettre un abonnement en pause.

Quand un membre est-il prévenu du prélèvement ? #

Un nombre fixe de jours à l'avance, par e-mail avec le montant et la date. Vous réglez ce nombre sous Subscriptions > Settings à "Announce direct debit (days in advance)" : entre 3 et 14, 7 par défaut. Le montant prélevé ne dépasse jamais le montant annoncé. En raison d'un week-end ou d'un jour férié, le prélèvement peut intervenir quelques jours plus tard.

Que se passe-t-il quand un prélèvement échoue ? #

Le membre reçoit automatiquement un e-mail indiquant que le paiement n'a pas abouti, avec un bouton pour changer de moyen de paiement, et votre équipe reçoit une notification. En outre :

• L'abonnement reste actif.
• Les frais de rejet sont enregistrés selon votre réglage.
• Il n'y a pas de nouvelle tentative automatique pour l'échéance échouée. Le prélèvement du mois suivant se fait normalement.
• Vous récupérez vous-même l'échéance manquée, par exemple avec une demande de paiement via Payments > One-off payments > "Create payment request".

Enregistrer un nouveau moyen de paiement coûte au membre 1,00 € une seule fois. Ce montant n'est pas remboursé ni déduit d'une échéance ultérieure.

Si le mandat du membre n'est déjà plus valable avant la date de prélèvement, rien n'est envoyé à la banque. Le membre reçoit un e-mail pour mettre à jour son moyen de paiement et Baila retente le prélèvement chaque jour jusqu'à ce que le mandat soit de nouveau valable.

Que se passe-t-il en cas de rejet ? #

Un rejet est un paiement que la banque annule à la demande du membre. L'abonnement est alors suspendu automatiquement : aucun nouveau prélèvement ne démarre et les prélèvements prévus sont annulés. Le membre reçoit un e-mail indiquant que l'abonnement est temporairement en pause. Votre équipe reçoit une notification, avec le nombre de cours auxquels le membre est encore inscrit. Ces réservations ne sont pas annulées automatiquement. Sous Subscriptions, Reversals apparaît tant qu'il reste quelque chose à examiner. Après avoir contacté le membre, vous réactivez l'abonnement dans le back office.

Comment refacturer les frais de rejet ? #

Sous Subscriptions > Settings à "Pass on chargeback costs". Vous choisissez "The actual costs" (par défaut), "A fixed amount" ou "Do not pass on". En dessous, vous saisissez un montant standard par rejet et, si vous le souhaitez, un maximum. Si vous laissez le montant standard vide, le cas est enregistré sans montant et vous le complétez au cas par cas. Baila ne perçoit pas le montant elle-même : vous le récupérez comme montant dû ou avec une demande de paiement. Mentionnez aussi cette refacturation dans vos propres conditions.

Dans quelle formule est-ce inclus ? #

Les abonnements avec prélèvement automatique, le changement et la pause font partie de Premium. Vous pouvez demander des frais de dossier à partir de Payments. Pour les nouveaux environnements, Baila retient 0,25 € par prélèvement, en plus des frais de Mollie. Pour passer à Premium, envoyez un e-mail à [email protected]. Les montants figurent sur la page Pricing.