Een abonnement aanmaken: vormen, wisselen, opzeggen en incasso

Je maakt een abonnement aan in de backoffice onder Abonnementen > Aanbod. Een lid sluit het af in de frontoffice en betaalt de eerste termijn direct met iDEAL. Daarna wordt elke maand automatisch afgeschreven via SEPA-incasso op je eigen Mollie-account. Abonnementen zitten in Premium.

Wat heb ik nodig voordat ik een abonnement aanbied? #

Premium en een gekoppeld Mollie-account met iDEAL en SEPA-incasso aan. De eerste betaling loopt via iDEAL; daarmee geeft het lid de machtiging voor de maandelijkse incasso. Staat iDEAL of SEPA-incasso bij Mollie nog niet aan, dan kan een lid het abonnement niet afsluiten. Hoe je Mollie koppelt, lees je in Je omgeving opzetten.

Welke vormen kan ik instellen? #

Twee, die je kiest bij Verlenging:

• Stilzwijgend verlengend: het abonnement loopt door tot het lid opzegt, met de opzegtermijn die je instelt.
• Vaste looptijd: het abonnement stopt automatisch na de looptijd: 1, 2, 3 of 6 maanden, of 1, 2 of 3 jaar. Het lid kan niet eerder opzeggen.

Bij een stilzwijgend verlengend abonnement bepaalt de looptijd niet wanneer het stopt; dat doet de opzegging.

Welke opties stel ik per abonnement in? #

Het formulier heeft vier tabbladen:

• Prijs: de maandprijs, tot € 99. Voor een hoger bedrag neem je contact op met Baila.
• Voorwaarden: looptijd, opzegtermijn (1 maand tot 3 jaar), verlenging en "Wisselen toegestaan".
• Toegang: hoe vaak per week het abonnement gebruikt mag worden en hoeveel cursussen iemand tegelijk mag volgen. Je kiest "Onbeperkt" of een vast aantal van minimaal 1. Het abonnement geeft toegang tot alle activiteiten waarbij je onder "Hoe kan iemand meedoen?" de optie "Met een abonnement" aanzet.
• Publicatie: of het abonnement op de abonnementenpagina staat, vanaf en tot wanneer het af te sluiten is, en of er nog nieuwe abonnementen op mogen beginnen.

Een abonnement kent geen strippen. Wil je losse lessen verkopen, dan gebruik je een strippenkaart onder Lestegoeden. Die zit in Payments en Premium.

Hoe werken de startdatum en de eerste betaling? #

Het lid kiest bij het afsluiten een ingangsdatum, van vandaag tot een maand vooruit. De eerste termijn betaalt het lid direct, ook als de ingangsdatum later ligt. Daarna valt de incasso elke maand op de dag van de ingangsdatum. In een kortere maand is dat de laatste dag van de maand. Mislukt de eerste betaling of breekt het lid hem af, dan start het abonnement niet en wordt er niets afgeschreven.

Kan ik administratiekosten vragen? #

Ja, onder Systeem > Inschrijfinstellingen. Zet "Administratiekosten rekenen" aan, vul het bedrag in en zet "Bij de eerste betaling van een abonnement" aan. De kosten komen dan apart zichtbaar bovenop de eerste betaling. Dat gebeurt bij elk nieuw abonnement, ook als het lid eerder een abonnement had. Bij een wissel naar een ander abonnement worden ze standaard niet opnieuw berekend. De inschrijfinstellingen staan in de backoffice zodra Payments actief is. Meer over administratiekosten bij inschrijven lees je in Online inschrijven en je aanbod op je eigen website zetten.

Kunnen leden zelf up- of downgraden? #

Ja, als je dat toestaat. Er zijn twee schakelaars, die allebei standaard aan staan:

• Voor de hele school: "Up- en downgraden toestaan" onder Abonnementen > Instellingen.
• Per abonnement: "Wisselen toegestaan". Staat die uit, dan kan een lid er niet vanaf en er ook niet naartoe wisselen. Dat is handig bij een actietarief.

Op elk abonnement leg je bij Upgrades en Downgrades vast naar welke abonnementen een lid kan overstappen. Een lid wisselt zelf op "Mijn abonnement", vanaf een week na de ingangsdatum. Het nieuwe abonnement start direct en het oude stopt.

Met "Prijsverschil verrekenen bij een upgrade" (standaard aan) gaat het ongebruikte deel van de lopende maand af van de volgende betaling van het nieuwe abonnement. Staat dit uit, dan betaalt het lid de nieuwe prijs zonder korting. Als school kun je een abonnement ook vanuit de backoffice wijzigen.

Hoe zegt een lid op? #

Een lid zegt zelf op via "Mijn abonnement" in de frontoffice en ziet vóór het bevestigen de einddatum. Het abonnement loopt door tot de eerstvolgende maanddag van de ingangsdatum, plus de opzegtermijn. Een voorbeeld: ingangsdatum 15 januari, opzegtermijn 1 maand en opzegging op 3 maart. Het abonnement eindigt dan op 15 april en de laatste incasso is die van 15 maart. Een opzegreden opgeven mag, maar hoeft niet.

Na het opzeggen stoppen automatische aanmeldingen op cursussen direct. Boekingen na de einddatum worden afgemeld.

Er zijn twee uitzonderingen. Een abonnement met een vaste looptijd kan een lid niet tussentijds opzeggen. En in een gepauzeerde maand kan een lid niet zelf opzeggen; vanaf de maand erna kan het weer. Als school kun je een abonnement altijd vanuit de backoffice per direct beëindigen. Termijnen die nog niet zijn geïncasseerd vervallen dan.

Kunnen leden pauzeren? #

Ja, als je "Zelf pauzeren toestaan" aanzet onder Abonnementen > Instellingen; standaard staat het uit. Een lid pauzeert dan zelf een toekomstige maand, maximaal twee per twaalf maanden. In die maand wordt niets geïncasseerd. Als school zet je pauzes altijd vanuit de backoffice. Lees hoe het werkt in Abonnement pauzeren.

Wanneer krijgt een lid de incasso aangekondigd? #

Een vast aantal dagen vooraf, per mail met het bedrag en de datum. Het aantal dagen stel je in onder Abonnementen > Instellingen bij "Incasso aankondigen (dagen vooraf)": tussen 3 en 14, standaard 7. Er wordt nooit meer afgeschreven dan er is aangekondigd. Door een weekend of feestdag kan de afschrijving een paar dagen later vallen.

Wat gebeurt er als een incasso mislukt? #

Het lid krijgt automatisch een mail "Je betaling is niet gelukt" met de knop "Betaalmethode wijzigen", en je team krijgt een melding. Verder gebeurt er dit:

• Het abonnement blijft actief.
• De storno-kosten worden vastgelegd volgens je instelling.
• Voor de mislukte termijn komt er geen automatische nieuwe incassopoging. De incasso van de volgende maand gaat gewoon door.
• De gemiste termijn haal je zelf op, bijvoorbeeld met een betaalverzoek via Betalingen > Losse betalingen > "Betaalverzoek aanmaken".

Een nieuwe betaalmethode vastleggen kost het lid eenmalig € 1,00. Dat bedrag wordt niet terugbetaald en niet met een volgende termijn verrekend.

Is de machtiging van het lid al vóór de incassodatum ongeldig, dan gaat er niets naar de bank. Het lid krijgt een mail om de betaalmethode bij te werken en Baila probeert de incasso elke dag opnieuw, tot de machtiging weer geldig is.

Wat gebeurt er bij een storno? #

Een storno is een betaling die de bank op verzoek van het lid terugboekt. Het abonnement wordt dan automatisch stilgezet: er starten geen nieuwe incasso's en geplande incasso's vervallen. Het lid krijgt een mail dat het abonnement tijdelijk is gepauzeerd. Je team krijgt een melding, met het aantal lessen waarop het lid nog staat ingeschreven. Die boekingen worden niet automatisch afgemeld. Onder Abonnementen verschijnt Terugboekingen zolang er iets te beoordelen is. Na contact met het lid zet je het abonnement in de backoffice weer aan.

Hoe belast ik storno-kosten door? #

Onder Abonnementen > Instellingen bij "Storno-kosten doorbelasten". Je kiest de werkelijke kosten (standaard), een vast bedrag of niet doorbelasten. Daaronder vul je een standaardbedrag per storno in en eventueel een maximum. Laat je het standaardbedrag leeg, dan wordt het geval zonder bedrag vastgelegd en vul je het per geval in. Baila int het bedrag niet zelf: je int het via een openstaand bedrag of een betaalverzoek. Zet het doorbelasten ook in je eigen voorwaarden.

In welk pakket zit dit? #

Abonnementen met automatische incasso, wisselen en pauzeren zitten in Premium. Administratiekosten kun je vanaf Payments vragen. Bij nieuwe omgevingen houdt Baila € 0,25 per incasso in, bovenop de kosten van Mollie. Overstappen naar Premium regel je met een mail naar [email protected]. De bedragen staan op de pagina Tarieven.