Utiliser l'assistant

Comment activer l'assistant ? #

Dans le backoffice, sur la carte du Baila Assistant : vous associez d'abord un moyen de paiement, puis vous cliquez sur activer. C'est possible dans toutes les formules de Baila Core.

Pourquoi dois-je associer un moyen de paiement, même en Premium ? #

La consommation passe par le crédit IA, et ce crédit est rechargé par prélèvement. Sans moyen de paiement valide, l'assistant ne s'active pas.

Où se trouve l'assistant ? #

À trois endroits : dans le backoffice pour votre équipe, dans le frontoffice pour les membres connectés et sur les pages publiques de votre école pour les visiteurs. Ce qu'il fait dépend aussi des fonctionnalités que votre école a activées.

Dans le backoffice, il se trouve en haut du menu sous Assistant, avec une page de chat en pleine largeur. Quand vous ouvrez le tableau de bord, la fenêtre de chat s'ouvre automatiquement, une fois par session. Si vous la fermez, elle reste fermée.

Les membres le trouvent dans le frontoffice sous Assistant dans le menu.

Puis-je déplacer la fenêtre de chat ? #

Oui. Faites glisser la fenêtre par sa barre supérieure vers un autre endroit de votre écran. Cette position est mémorisée. Double-cliquez sur la barre supérieure pour la remettre en bas à droite. Sur un téléphone, la fenêtre occupe tout l'écran.

Que fait-il pour un visiteur ? #

Il présente votre planning, vos cours, vos événements, vos lieux et vos niveaux, indique s'il reste de la place dans un cours, et répond aux questions à l'aide des éléments publics de votre base de connaissances. Le visiteur s'inscrit lui-même.

Que peut faire un membre via l'assistant ? #

Un membre connecté voit ses propres réservations, cartes de cours, abonnements, factures et paiements, s'inscrit à un cours ou se désinscrit, suit une formation, signale une absence et peut suspendre un mois de son abonnement. La résiliation et le paiement restent à la charge du membre.

Que peut-il faire pour mon équipe ? #

Il aide pour le planning, les formations, les événements et les billets, la recherche et l'inscription de membres, les inscriptions par cours, l'enregistrement des présences et l'ajout de séances sur les cartes. Un administrateur voit en plus les paiements, le chiffre d'affaires et les statistiques et peut publier des actualités ; un employé, non.

Puis-je lui demander des chiffres ? #

Oui, en tant qu'administrateur. Demandez par exemple combien d'abonnements actifs vous avez, quel est le chiffre d'affaires ce mois-ci ou combien d'inscriptions il y a la semaine prochaine. Il utilise les mêmes chiffres et périodes que les tableaux de bord du backoffice, et précise la période concernée. Les employés ne peuvent pas demander de chiffres.

Quand l'assistant demande-t-il d'abord votre accord ? #

Pour les tâches importantes, il présente d'abord ce qu'il va faire et ne l'exécute qu'après un oui. Exemples :

• inscrire un membre ;
• annuler un cours, après quoi les participants sont prévenus ;
• suspendre un mois d'un abonnement ;
• envoyer une actualité à tous les membres ;
• ajouter une séance sur une carte ou inscrire quelqu'un à une formation.

Après chaque modification, il indique ce qu'il a fait.

Que ne fait pas l'assistant, volontairement ? #

Il n'effectue ni paiements ni remboursements, ne souscrit ni ne résilie d'abonnements, ne crée pas de compte pour un visiteur et n'attribue pas de droits dans votre équipe. Il ne fait rien de sa propre initiative : chaque tâche commence par une question dans le chat.

Comment m'assurer qu'il donne de bonnes réponses ? #

Placez votre règlement intérieur, vos règles et vos questions fréquentes dans la base de connaissances du backoffice et choisissez pour chaque élément à qui il s'adresse : tout le monde, uniquement les membres ou uniquement votre équipe. Si une information ne figure pas dans vos données ou votre base de connaissances, l'assistant le dit et renvoie vers l'école.

Comment fonctionne le crédit IA ? #

Chaque action de l'assistant coûte 3 crédits de 0,01 euro hors TVA. Si votre crédit passe sous 2,50 euros, il est automatiquement rechargé de 10 euros, les deux hors TVA. Vous voyez votre solde et votre consommation dans votre environnement sur baila.me.

Que se passe-t-il quand le crédit est épuisé ? #

Les nouvelles actions sont suspendues jusqu'à ce que le crédit soit rechargé. Poser des questions et consulter des données continuent de fonctionner.

Et si l'assistant se trompe ? #

Vérifiez les points importants. Comme il indique ce qu'il a fait après chaque modification, vous pouvez le contrôler dans le backoffice et l'annuler si nécessaire.