À quoi faire attention pour le site web ou l'environnement de votre école de danse ?

Vous choisissez un site web, une application ou un environnement pour votre école de danse, ou vous en utilisez déjà un ? Avec ces sept questions, vous voyez rapidement si les bases sont en ordre. Répondez-y par oui ou par non. La checklist fonctionne aussi si vous ne choisissez pas Baila.

Avez-vous un contrat de sous-traitance avec chaque fournisseur qui conserve des données pour vous ?

La réponse devrait être oui : pour chaque partie qui stocke ou traite des données d'élèves pour votre compte, vous concluez un contrat de sous-traitance. Pensez à votre système d'inscription, votre logiciel d'e-mailing, votre créateur de site web et votre logiciel de comptabilité. Le RGPD exige que vous fixiez avec ces parties, par écrit, ce qu'elles font des données.

Vos données sont-elles stockées dans l'UE ?

De préférence, oui : dans l'Espace économique européen, le même RGPD s'applique partout. Si des données partent vers un pays en dehors, ce n'est permis qu'avec des garanties supplémentaires, comme une décision de la Commission européenne reconnaissant que ce pays offre une protection suffisante, ou un contrat type. Demandez à votre fournisseur où se trouvent les données et quelle garantie s'applique si c'est en dehors de l'UE.

Pouvez-vous permettre à quelqu'un de consulter ou de supprimer ses données s'il le demande ?

Cela doit être possible, et vous répondez en principe dans un délai d'un mois. Un élève peut demander quelles données vous détenez sur lui, faire corriger une erreur ou faire supprimer ses données. Sachez donc comment, dans votre outil, retrouver, exporter et effacer les données d'une seule personne.

Faites-vous passer les paiements par un prestataire de paiement ?

Faites-le plutôt que de conserver vous-même des données de paiement. Un prestataire de paiement traite les données bancaires ou de carte ; vous voyez seulement si le paiement a été effectué. Moins vous stockez vous-même de données sensibles, plus le risque est faible en cas de problème.

Avez-vous l'autorisation pour les photos et les vidéos ?

Si vous publiez des photos ou des vidéos sur lesquelles des élèves sont reconnaissables, demandez l'autorisation au préalable. Pour les enfants de moins de 16 ans, vous demandez cette autorisation à leurs parents ou tuteurs. Notez qui a donné son autorisation, pour pouvoir le montrer plus tard, et retirez les images si quelqu'un retire son autorisation.

Votre site contient-il une politique de confidentialité ?

Elle doit y figurer si vous collectez des données d'élèves ou de visiteurs. Vous y indiquez quelles données vous stockez, pourquoi, pendant combien de temps et quels droits ont les personnes. Rédigez-la dans un langage simple et veillez à ce qu'elle soit facile à trouver.

Savez-vous ce qui arrive à vos données si vous arrêtez d'utiliser l'outil ?

Vérifiez-le avant de commencer : les conditions ou le contrat de sous-traitance doivent préciser si vous recevez un export et quand le fournisseur supprime les données. Sans cet accord, vous risquez de perdre votre liste de membres lors d'un changement d'outil, ou que des données restent des années chez un prestataire avec lequel vous ne travaillez plus.

Pourquoi Baila regroupe-t-il tout dans un seul environnement ?

Chez Baila, les inscriptions, les paiements, les cours, les billets et la communication se trouvent dans un seul environnement, avec un seul ensemble d'accords. Ainsi, une école de danse, un organisateur ou un danseur n'a pas à relier lui-même des outils séparés, et le risque reste aussi faible que possible. Et si vous rencontrez un problème, nous vous aidons.

Vous voulez savoir pourquoi ces points comptent ? Lisez Savez-vous si vous utilisez des applications ou sites web non sécurisés dans le monde de la danse ?