De assistent gebruiken

Hoe zet ik de assistent aan? #

In de backoffice, op de kaart van de Baila Assistent: eerst koppel je een betaalmethode, daarna klik je op activeren. Dat kan in elk pakket van Baila Core.

Waarom moet ik een betaalmethode koppelen, ook in Premium? #

Het verbruik loopt via het AI-tegoed en dat tegoed wordt via incasso opgewaardeerd. Zonder geldige betaalmethode gaat de assistent niet aan.

Waar staat de assistent? #

Op drie plekken: in de backoffice voor je team, in de frontoffice voor ingelogde leden en op de openbare pagina's van je school voor bezoekers. Wat hij doet, hangt ook af van de onderdelen die je school aan heeft staan.

In de backoffice staat hij bovenaan het menu onder Assistent, met een chatpagina over de volle breedte. Open je het dashboard, dan gaat het chatvenster vanzelf open, één keer per sessie. Klik je het dicht, dan blijft het dicht.

Leden vinden hem in de frontoffice onder Assistent in het menu.

Kan ik het chatvenster verplaatsen? #

Ja. Sleep het venster aan de bovenbalk naar een andere plek in je scherm. Die plek wordt onthouden. Dubbelklik op de bovenbalk om het terug te zetten rechtsonder. Op een telefoon vult het venster het hele scherm.

Wat doet hij voor een bezoeker? #

Hij vertelt over je rooster, cursussen, events, locaties en niveaus, of er nog plek is in een les, en beantwoordt vragen met de openbare stukken uit je kennisbank. Inschrijven doet de bezoeker zelf.

Wat kan een lid via de assistent regelen? #

Een ingelogd lid ziet zijn eigen boekingen, strippen, abonnementen, facturen en betalingen, meldt zich aan of af voor een les, gaat een cursus volgen, geeft afwezigheid door en kan een maand van zijn abonnement pauzeren. Opzeggen en betalen doet het lid zelf.

Wat kan hij voor mijn team doen? #

Hij helpt met het rooster, cursussen, events en tickets, leden opzoeken en inschrijven, aanmeldingen per les, inchecken en strippen bijschrijven. Een beheerder ziet daarnaast betalingen, omzet en cijfers en kan nieuws plaatsen; een medewerker niet.

Kan ik hem naar cijfers vragen? #

Ja, als beheerder. Vraag bijvoorbeeld hoeveel actieve abonnementen je hebt, wat de omzet deze maand is of hoeveel aanmeldingen er volgende week zijn. Hij gebruikt dezelfde cijfers en periodes als de dashboards in de backoffice, en zegt erbij over welke periode het gaat. Medewerkers kunnen geen cijfers opvragen.

Wanneer vraagt de assistent eerst om toestemming? #

Bij belangrijke taken legt hij eerst voor wat hij gaat doen en voert hij het pas uit na een ja. Voorbeelden:

• een lid inschrijven;
• een les annuleren, waarna de deelnemers bericht krijgen;
• een maand van een abonnement pauzeren;
• een nieuwsbericht naar alle leden sturen;
• een strip bijschrijven of iemand op een cursus zetten.

Na elke wijziging zegt hij wat hij heeft gedaan.

Wat doet de assistent bewust niet? #

Hij doet geen betalingen en geen terugbetalingen, sluit geen abonnementen af en zegt ze niet op, maakt geen account aan voor een bezoeker en deelt geen rechten uit in je team. Hij doet niets uit zichzelf: elke taak begint bij een vraag in de chat.

Hoe zorg ik dat hij goede antwoorden geeft? #

Zet je huisregels, beleid en veelgestelde vragen in de kennisbank in de backoffice en kies per stuk voor wie het is: iedereen, alleen leden of alleen je team. Staat iets niet in je gegevens of je kennisbank, dan zegt de assistent dat en verwijst hij naar de school.

Hoe werkt het AI-tegoed? #

Elke actie van de assistent kost 3 credits van 0,01 euro exclusief btw. Komt je tegoed onder 2,50 euro, dan wordt het automatisch opgewaardeerd met 10 euro, beide exclusief btw. Je saldo en verbruik zie je in je omgeving op baila.me.

Wat gebeurt er als het tegoed op is? #

Nieuwe acties pauzeren totdat het tegoed is aangevuld. Vragen stellen en gegevens inzien blijven werken.

Wat als de assistent zich vergist? #

Kijk belangrijke dingen even na. Omdat hij na elke wijziging zegt wat hij heeft gedaan, kun je het in de backoffice controleren en zo nodig terugzetten.