Waar let je op bij een website of omgeving voor je dansschool?

Kies je een website, app of omgeving voor je dansschool, of gebruik je er al een? Met deze zeven vragen zie je snel of de basis in orde is. Beantwoord ze met ja of nee. De checklist werkt ook als je Baila niet kiest.

Heb je een verwerkersovereenkomst met elke leverancier die gegevens voor je bewaart?

Ja hoort het antwoord te zijn: voor elke partij die in jouw opdracht gegevens van leerlingen opslaat of verwerkt, sluit je een verwerkersovereenkomst. Denk aan je inschrijfsysteem, je mailprogramma, je websitebouwer en je boekhoudpakket. De AVG vraagt dat je met zulke partijen afspraken vastlegt over wat ze met de gegevens doen.

Staan je gegevens in de EU?

Het liefst wel: binnen de Europese Economische Ruimte geldt overal dezelfde AVG. Gaan gegevens naar een land daarbuiten, dan mag dat alleen met extra waarborgen, zoals een besluit van de Europese Commissie dat het land voldoende bescherming biedt of een modelcontract. Vraag je leverancier waar de gegevens staan en welke waarborg er geldt als dat buiten de EU is.

Kun je iemand zijn gegevens laten inzien of verwijderen als hij daarom vraagt?

Dat moet kunnen, en je antwoordt in principe binnen een maand. Een leerling mag vragen welke gegevens je van hem hebt, een fout laten verbeteren of zijn gegevens laten verwijderen. Weet dus hoe je in je tool gegevens van één persoon opzoekt, exporteert en wist.

Laat je betalingen via een betaaldienst lopen?

Doe dat in plaats van zelf betaalgegevens te bewaren. Een betaaldienst verwerkt de bank- of kaartgegevens; jij ziet alleen of er betaald is. Hoe minder gevoelige gegevens je zelf opslaat, hoe kleiner het risico als er iets misgaat.

Heb je toestemming voor foto's en video's?

Plaats je herkenbare foto's of video's van leerlingen, vraag dan vooraf toestemming. Bij kinderen jonger dan 16 jaar vraag je die toestemming aan hun ouders of verzorgers. Leg vast wie toestemming gaf, zodat je het later kunt laten zien, en haal beelden weg als iemand de toestemming intrekt.

Staat er een privacyverklaring op je site?

Die hoort er te staan als je gegevens van leerlingen of bezoekers verzamelt. Je vertelt daarin welke gegevens je opslaat, waarom, hoelang en welke rechten mensen hebben. Schrijf hem in eenvoudige taal en zorg dat hij makkelijk te vinden is.

Weet je wat er met je gegevens gebeurt als je stopt met de tool?

Zoek dit op voordat je begint: de voorwaarden of de verwerkersovereenkomst moeten zeggen of je een export krijgt en wanneer de leverancier de gegevens verwijdert. Zonder die afspraak loop je het risico dat je bij een overstap je ledenlijst kwijt bent, of dat gegevens jaren blijven staan bij een partij waar je niets meer mee doet.

Waarom houdt Baila alles in één omgeving?

Bij Baila staan inschrijvingen, betalingen, lessen, tickets en communicatie in één omgeving, met één set afspraken. Zo hoeven een dansschool, organisator of danser niet zelf losse tools aan elkaar te knopen, en blijft het risico zo klein mogelijk. En loop je ergens tegenaan, dan helpen we je verder.

Wil je weten waarom deze punten ertoe doen? Lees Weet jij of je onveilige apps of websites gebruikt in de dansscene?